Coordonnateur(trice) des évènements

    Description sommaire
    Le coordonnateur des événements travaillera sous l’autorité et la supervision du gestionnaire des banquets et sera chargé de superviser la planification, la conception, la production, la promotion, la rentabilité et la coordination générale des événements. La recherche de lieux, la liaison avec les artistes, les conférenciers et les exposants, et la supervision des événements sont des tâches requises pour ce rôle. Les autres tâches comprennent l’examen et l’organisation de l’hébergement, du transport, de la restauration, de la signalisation, du matériel promotionnel, de l’approvisionnement et de la sécurité. Le coordonnateur devra également établir et surveiller le budget de l’événement dans le respect des lignes directrices établies.

    Tâches et responsabilités
    • Gérer la communication interne et externe des événements.
    • Superviser la coordination des événements, notamment les conférences, les séminaires, les dîners et les formations.
    • Gérer les vendeurs et les fournisseurs.
    • Gérer le budget de l’événement et veiller à ce qu’il soit optimisé.
    • Rechercher des lieux, obtenir des devis et effectuer des visites sur place.
    • Inviter et assurer la liaison avec les conférenciers, les exposants et les délégués.
    • Maintenir des dossiers détaillés et précis sur les événements, tels que les bases de données des exposants, les contacts et les informations financières.
    • Assurer la liaison avec les délégués de la conférence et les exposants tout au long du processus.
    • Coordonner la livraison de matériel aux événements.
    • Fournir périodiquement un soutien administratif aux autres membres du personnel chargé de l’organisation des événements.
    • Déterminer les paramètres, les politiques et les procédures des plans d’événements.
    • Élaborer et mettre en œuvre un plan de marketing.
    • Superviser l’élaboration et la production de matériel promotionnel et de présentations.
    • Élaborer un plan de gestion des risques.
    • Superviser la gestion financière et la gestion de projet des événements.

    Exigences
    • Diplôme d’études secondaires exigé.
    • Diplôme d’études postsecondaires en commerce, marketing, relations publiques ou dans un domaine connexe requis.
    • 3 à 5 ans d’expérience en coordination ou gestion d’événements de préférence.
    • Une expérience de 3 à 5 ans dans la collecte de fonds est considérée comme un atout.
    • Solides compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
    • Capacité avérée à gérer des budgets.
    • Être bilingue.

    Horaire de travail
    • 8h00-16h30 du lundi au vendredi
    • Ce poste exige un horaire flexible à temps plein (possibilité de travailler le jour, la nuit, les week-ends et les jours fériés).

    Échelle salariale
    • Entre 20$ et 30$ de l’heure, selon l’expérience.

    Statut de l’emploi

    Temporaire

    Lieu

    Gatineau